бьюти-журналистка, автор телеграм-канала Beauty_stuff
Что такое кайдзен?
Буквально это прямой перевод двух иероглифов — «кай» («изменения») и «зен» («хорошо», довольно известное даже в русском языке слово). Формально в изменениях к лучшему нет никакой революции и новизны. Все мы каждый день стараемся изменить свою жизнь к лучшему, в конце концов, почему же японцам понадобилось для этого придумывать новые смыслы? Принципиальное отличие кайдзен от обычного менеджмента — в сегментировании: если западный подход учит нас брать любую проблему и просто решать ее (а потом повторять, пока проблемы не закончатся, то есть всегда), то восточный — улучшать абсолютно все процессы, даже если они и без этого работают неплохо, но могут быть лучше. Получается такой глобальный аудит всего, что происходит в жизни, и постоянное, маленькими шагами, улучшение деталей, которые меняют и итог. И еще система кайдзен дает особые инструменты, которые довольно сильно отличаются от принятых в обычном кризисном управлении.
Научись планировать
Счастливый, бодрый и энергичный человек не всегда живет по плану. Чаще всего планирование его и вовсе бесит — с большей частью ежедневной рутины он прекрасно справляется буквально силой мысли, и у него прекрасно получается. Необходимость такого мелкого рутинного планирования (купить продукты, сделать уроки с ребенком, убрать в квартире, заехать в гости к друзьям, записаться на новый обучающий курс, сходить в салон красоты — продолжать можно бесконечно) возникает, только когда мы уже не вывозим. Нет сил. Все валится скопом, и от этого сил становится еще меньше, а раздражения все больше. И здесь важно не просто планировать, а планировать правильно.
Простой пример: допустим, тебе утром нужно встать с постели. Нет ничего проще, мы делаем это каждый день. По сути это целый набор действий: проснуться, подышать, открыть глаза. Подумать о том, что тебя ждет в этот день. Потянуться. Вспомнить, что тебе снилось. Услышать третий будильник. Решить наконец встать. Подняться, спустить с кровати одну ногу. Спустить вторую ногу. Задача выполнена. Можно еще разочек потянуться.
Человеческая психика устроена так хитро, что за выполнение задачи она дает ощущение удовольствия. Встал с постели — молодец! Встал вовремя — и вовсе огромная радость. Метод кайдзен использует этот психологический чит, чтобы настроить нашу самомотивацию: если планировать утренний подъем с учетом его принципов, то ментальное «поглаживание» мы будем получать на каждом маленьком шагу этого процесса. Перенеси этот подход на нормальные важные дела — и получишь еще больше. Любая глобальная задача (например, похудеть) нас пугает своей неопределенностью. Начни дробить ее на маленькие и более понятные подзадачи: похудеть на 5 кг (значит, пересмотреть и упорядочить рацион). И подкачать мышцы (здесь должна быть доступная каждый день физическая нагрузка, которую лучше расписать по пунктам). Это уже конкретика, против которой мозг не протестует, значит, в процессе у тебя будет меньше прокрастинации или паники и большая эффективность в итоге. И ресурс ты получишь и в момент осознания этого плана, и на каждом шагу его выполнения — значит, появятся и силы. Ты еще не похудела на запланированные 5 кг, но уже записалась в фитнес-клуб (молодец!) и сходила на тренировку (супер!). Ты справляешься, продолжай идти дальше.
Принципы кайдзен
Японское слово Seiri — реорганизация, выявление приоритетов. Чтобы каждый день видеть действительно выполненные планы, а не планировать впустую на бумаге, необходимо выявлять первостепенные задачи именно на микроуровне. В нашем условном плане по похудению это может быть тысяча шагов в разделе физической нагрузки или ужин с точно посчитанными калориями. В более глобальных рабочих планах для этого очень круто использовать доски с визуализацией: выбери три задачи, которые тебе нужно решить именно сегодня, и напиши их, например, на желтых стикерах. Именно они будут твоим приоритетом на день. Менее важные добавь на стикерах другого цвета и в момент выполнения переноси стикеры слева направо — такая наглядность дает очень мощную мотивацию и постоянный ресурс для движения. Причем не вечером, когда ты будешь анализировать свои успехи за день, а в процессе, когда этот ресурс будет очень востребован.
Второй принцип — Seiton (аккуратность, опрятность). Здесь имеется в виду общая эргономика и процесса, и пространства. Масааки Имаи, основатель Kaizen Institute и один из самых популярных спикеров по этой теме, писал, что «важные вещи лучше расположить так, чтобы ими было удобно пользоваться». Это экономит силы — если организовать свое пространство так, чтобы для подготовки к занятиям спортом не требовалось много времени, заниматься им будет действительно проще. Еще один пример: в одном из офисов, в которых я работала, стоял обычный компьютер (эта мелкая, но такая неприятная проблема запятых и точек в странных местах, о которой знают все маководы). Если мне нужно было готовить длинные документы с большим объемом набора текстов, я старалась делать это из дома, на ноутбуке с более удобной мне клавиатурой, — для этого я просто изменила рабочий график. Мне очень повезло с понимающим руководством, для которого эффективность была важнее высиживания рабочего времени по часам, и хочется верить, что год удаленной работы изменил отношение к таким формальностям во многих компаниях.
Третий принцип — Seiso (чистота). Понимать этот принцип стоит не слишком буквально, здесь речь идет и о чистоте рабочего места, и об избавлении от мусора на более глобальном уровне — до свидания, соцсети и любые отвлекающие факторы. Почисти телефон от ненужных приложений и отключи все уведомления, не относящиеся к делу и только распыляющие внимание. Эти десятки родительских, семейных, мем- и хобби-чатов вполне можно читать пару раз в день, когда ты не занята. А с чем-то действительно важным люди всегда придут в личные сообщения. Разбери гардероб, оставь в нем только самую носибельную, удобную или любимую одежду — так ты каждый день будешь тратить меньше времени на выбор образа. Раздай старые вещи, которые захламляют пространство, и освободи место для чего-то нужного и функционального. И каждый день получай удовольствие от порядка, прикладывая к этому минимум усилий.
Четвертый и пятый принципы связаны, и они одни из самых сложных, особенно для нашей ментальности. Это Seiketsu (стандартизация) и Shitsuke (дисциплина). Загореться идеей, свернуть горы в едином порыве и начать новую жизнь с понедельника нам всегда видится гораздо более веселым и героическим занятием, чем скрупулезно, день за днем, менять свои привычки на пути к цели. И подобные героические идеи в большинстве случаев ничем не заканчиваются, потому что такие глобальные перемены — это огромный стресс, в котором сложно выживать. Посмотри на это с другой стороны: следование своим собственным, четко определенным стандартам и рутине в каком-то смысле очень сильно облегчает жизнь. Тебе не нужно каждую минуту принимать решения, у тебя уже есть план. Не пытаться найти неожиданное и нестандартное решение проблемы, когда есть проверенное и работающее, — это хорошо, это сэкономит твои силы. Здесь нужен не нахрап, а скорее, упорство, кайдзен — это не спринт, а марафон, в котором важно двигаться не слишком быстро, но постоянно.
Пять вопросов
Этот инструмент кайдзен настолько хорош, что на нем нужно остановиться отдельно. Японцы учат, что в анализе причин каждого процесса, который нас чем-то не устраивает, нужно задавать себе вопрос «Почему?» пять и более раз, пока не дойдешь до первопричины. Изобретателем этой техники считают Сакити Тойоду, и ее использовали как часть послевоенной программы реорганизации Toyota, которая, собственно, и легла в формальную основу кайдзен. В методичках кайдзен есть пример, который разрывает сознание своей внезапностью: там в поисках причин постоянно протекающего станка после пятого вопроса оказывается, что дело в политике отдела снабжения, перед которым поставили задачу покупать самые дешевые прокладки. Это как в сцене из фильма «Москва слезам не верит»:
- Почему не выполнили план по отгрузке продукции?
- Не было цистерн.
- Транспортный, почему не дали цистерн?
- Потому что нет порожняка.
Если бы героиня Алентовой пошла по этой цепочке дальше, наверняка бы выяснилось, что нужно было, например, порекомендовать увеличить штат водителей и проблема с отгрузкой решилась бы сама собой. И это был бы метод кайдзен, пусть и такой специфической сборки. Но она пошла по западному пути «тушения пожаров» — решения не проблемы, а ее следствий.
Пример из обычной жизни: продолжая цепочку, возникающую следом за простым ответом на вопрос «Почему я так мало хожу сейчас?», я просто купила недорогой теплый и легкий пуховик и кашемировую шапку. В них стало очень комфортно и тепло гулять, и мои пять тысяч шагов при мне каждый день. Практика показывает, что ответы первого уровня всегда очень веские и рациональные (много работы и мало времени, нет сил, очень холодно), но на дне каждой проблемы всегда скрывается что-то очень бытовое. Маленький винтик, который часто ломает весь механизм. Поэтому техника пяти вопросов вполне рабочая, важно только не пытаться тем самым найти виноватых и не испытывать чувства вины тоже, потому что из-за него невозможно быть абсолютно честным в ответах на вопросы. И впоследствии постараться не повторять своих ошибок. Не из-за стремления к совершенству, а просто для того, чтобы сэкономить собственное время.
Зачем это нужно?
Есть довольно грустная статистика, которая доказывает, что в течение рабочего дня наша эффективность крайне невелика: хорошо, если за стандартные восемь часов в полную силу мы работаем хотя бы три (по некоторым данным, вообще 1,8 часа). Остальное время по сути тратится без пользы, просто потому что мы сами не сумели организовать рабочий процесс. Кайдзен хорош тем, что ориентирован не на компанию, а именно на человека, компания просто получит свой неизбежный профит от улучшения его работы. И он учит не просто ставить галочки в выполненных пунктах плана, а выполнять эти пункты хорошо, даже если речь идет о привычных, рутинных вещах. Если улучшать свою жизнь маленькими шагами даже в процессах, которые не приносят прямых доходов, это отразится на качестве жизни вообще. Осознанность и четкое понимание своей собственной ответственности за все, что ты делаешь, вообще очень сильно поддерживает, особенно в сложные моменты, когда ощущение контроля над происходящим крайне важно. Именно поэтому принципы кайдзен так хорошо ложатся не только в работу, но и в жизнь вообще — это по сути прокачивание себя, своих навыков и собственной эффективности. А удовольствие от достигнутой цели практически бесценно.
Фото: Instagram, Shutterstock
